Integración Microsoft Office

El manejo de documentos de manera integrada desde las propias interfaces de los productos Microsoft Office®, le permite interactuar con el gestor documental de Axentria® de forma instantánea desde su principal ambiente de trabajo, llevando su gestión a un nuevo nivel de eficiencia.

Su interfaz simple e intuitiva, permite al usuario realizar múltiples operaciones como guardar nuevos documentos, crear nuevas versiones de los mismos, borradores, copias y guardar con bloqueo de edición dejando indexados todos éstos en Axentria®, permitiendo además buscar y abrir documentos de forma integrada y eficiente.

Funciones Principales

Ejecutar el gestor documental


Check-out de documento
Operación previa a crear una nueva versión de documento. Una vez obtenido el resultado de búsqueda, puede realizarse el Check-out para su edición.
Esta acción, marcará con un ID el documento, el cual luego será utilizado por Axentria® para identificarlo, comprobar su existencia y estado.

Editar documento Operación previa a la generación de un nuevo documento a partir de otro.
Solo se requiere hacer doble click sobre el documento deseado para abrirlo y realizar modificaciones.

Guardar cambios


Guardar en Axentria® y mantener en Check-out
Es la forma de realizar salvados intermedios de un documento en el que se trabaja.
La opción de mantener en Check-out el documento, se activa al momento de guardar en Axentria® DM el documento y solo será accesible para el usuario creador, hasta tanto no realice el Chek-in del mismo, generando una nueva versión del documento.

Guardar Borrador
Permite realizar salvados intermedios de un documento en desarrollo, sin generar una nueva versión de éste, siendo aplicable a documentos en estado de Check-out y manteniendo este estado hasta no realizar el Check-in.

Check-in de documento
Cuando un documento este marcado con un ID, se habilita la opción de Check-in, verificando su existencia en el sistema y estado. Si existiese en el gestor documental, genera una nueva versión del mismo, y en caso de no existir, se procede a la importación de un nuevo documento.

Guardar documentos nuevos
Al seleccionar la opción Guardar en Axentria®, se procede a la importación de un nuevo documento, solicitando datos de indexación.

Crear nuevos documentos a partir de otros
Una vez concluida la edición de un documento pre-existente sin haber realizado el Chack-out del mismo, podrá ser guardado en Axentria® como un nuevo documento.

Versionado


Los usuarios disponen de dos formas de generar nuevas versiones de un documento. La primera es mediante la realización de un Checkin utilizando las operaciones antes descriptas.
La segunda, es hacer coincidir nombre, ubicación y tipo de documento con los de un documento pre-existente en Axentria®.

Ambas operaciones habilitan al usuario la posibilidad de ingresar una etiqueta descriptiva para el mismo.

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