Digitalización Documental.
Conoce los beneficios de este servicio y sus características.
¿Qué es la digitalización certificada?
En el ámbito empresarial estamos todavía demasiado acostumbrados al papel, pero se puede apreciar cómo su presencia se va reduciendo paulatinamente. La digitalización certificada es una de las herramientas de las que disponemos si queremos cumplir el objetivo de papel cero en la empresa o al menos reducir su uso.
La digitalización es cualquier proceso que permite convertir un documento en soporte físico en uno de formato digital. Esto puede ser muy útil para agilizar el trabajo y, por ejemplo, que varias personas puedan trabajar con un mismo documento simultáneamente. Ahora bien, hay que tener en cuenta que el documento digital no tiene la misma validez institucional que el físico. Si tenemos que presentarlo ante la Agencia Tributaria u otro organismo oficial, nos reclamarán el formato en papel, o bien una digitalización certificada.
Para que el formato digital y el físico tengan la misma validez legal, hay que recurrir a la digitalización certificada. Es un proceso para crear copias digitales de documentos sin que pierdan el valor legal que tienen en formato papel. Lo que se certifica, una vez firmado el documento, es la inalterabilidad del mismo. Precisamente por ello, si por ejemplo una factura se realiza directamente en formato digital, no es necesario tener también una copia física.
Beneficios Cliente
Reducción de costes de impresión.
Disminución notable de la cantidad de espacio dentro de la empresa dedicado al almacenamiento de documentos.
Ahorro en material de oficina: papel, tóner, etc.
Contribuye a mejorar la calidad del aire en el centro de trabajo al haber menos papel acumulado y generando polvo.
Mejora la imagen de la empresa al haber apostado por la sostenibilidad.
Mejora la gestión contable de la empresa al facilitarse el acceso a los datos.
Al estar la información más accesible se agiliza el proceso de toma de decisiones.
Los procesos de búsqueda de información son más rápidos, mejorando así la productividad y eficiencia de los empleados.
Se reduce la posibilidad de error humano. Contribuye a una mejor protección de datos.
Cada vez son más las empresas que quieren desarrollar su labor de forma más segura, más eficiente y con un menor impacto medioambiental. Para todas ellas, el proceso de digitalización certificada es una alternativa más que viable. La implementación de este sistema reduce costes y horas de trabajo dedicadas a tareas repetitivas, mejorando así la motivación laboral y la productividad.
Para que el formato digital y el físico tengan la misma validez legal, hay que recurrir a la digitalización certificada. Es un proceso para crear copias digitales de documentos sin que pierdan el valor legal que tienen en formato papel. Lo que se certifica, una vez firmado el documento, es la inalterabilidad del mismo. Precisamente por ello, si por ejemplo una factura se realiza directamente en formato digital, no es necesario tener también una copia física.
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