Archivo Físico

archivo-fisicoAxentria® AF permite gestionar la ubicación física de los documentos que se desean archivar, así como los datos asociados a los mismos, permitiendo su rápida identificación, la fijación de períodos de conservación, el manejo de préstamos y la definición de notificaciones sobre los documentos que se encuentren en los límites de vigencia, entre otras funcionalidades.

El sistema cuenta con un mecanismo de préstamo y devolución de documentos existentes en el archivo físico, combinado con la consulta y búsqueda de documentos pertenecientes al archivo digital.

Funciones Principales

Permisos


El sistema permite asignar permisos sobre los archivos físicos para usuarios y/o roles. Estos permisos le permitirán al usuario utilizar un archivo físico particular, por ejemplo el de su sucursal y no otro.

Gestión de unidades


Una unidad de conservación es la unidad mínima que se utilizará en los archivos físicos, esto puede ser por ej.: una caja o una carpeta. Por lo tanto, es posible definir los nombres de las unidades mínimas de conservación que manejará el sistema con la posibilidad de indicar si esta unidad contendrá documentos o no.

Cambio de ubicación


Es posible modificar la ubicación física de una o más unidades, siendo registrado el motivo, la fecha del cambio y el usuario que lo realiza.

Préstamo y devolución


A partir de la consulta de documentos, el sistema permite gestionar el préstamo de los documentos seleccionados. Se registrará el usuario solicitante, la fecha en que inicia el préstamo y la fecha en que se deberá devolver el documento.

El sistema da la opción de devolver los documentos o unidades en condición de préstamo, registrándose la fecha de devolución. Automáticamente el estado de los documentos en el sistema será “Disponible” y se mostrará al usuario la ubicación donde se deba almacenar el documento.

Auditoria total


El sistema mantiene un registro de auditoría de creación, modificación y eliminación la información manejada en el sistema: unidades, documentos, grupos documentales, alertas enviadas, índices de documentos, solicitudes de préstamos, reservas y eliminación de documentos registrando el motivo.

Los registros de auditoría especifican el usuario que realizó la acción y la fecha/hora, y podrán accederse desde la consulta de auditoría general de Axentria® en el administrador web.

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